File yang dikirim bersama pesan disebut sebagai suatu attachment. File apa saja dapat dikirim melalui e-mail—file, teks, gambar, spreadsheet, dan bahkan video. Sistem e-mail dirancang untuk menangani teks, bukan file biner yang berhubungan dengan grafik dan gambar berwarna yang sering dimasukkan ke dalam attachment. Dengan begitu, attachment dikodekan (encode) oleh sistem pengirim menjadi file teks yang dapat dikirim melalui e-mail; begitu tiba file tersebut akan dikodekan kembali (decode) oleh sistem penerima. Melampirkan file pada pesan e-mail bukan hal yang sulit; beberapa program yang terlibat dalam proses ini harus mengetahui perintah yang semula penting untuk melakukan encode dan decode pada file.
MIME (Multipurpose Internet Mail Extension) merupakan standar Internet untuk multimedia mail attachment. MIME sangat berguna untuk mengirimkan file baik ke komputer Macintosh maupun Windows. Namun, ada beberapa program mail lama yang tidak dapat mengoperasikan MIME sehingga program tersebut menggunakan BinHex untuk menguraikan kode. Saat mengirimkan attachment, cari tahu apa yang dapat dikodekan kembali oleh komputer penerima. Periksa kembali dokumen Anda untuk menemukan prosedur yang diperlukan guna mengonfigurasikan sistem mail Anda agar dapat menerima dan menjalankan attachment MIME. Selain itu pastikan juga bahwa penerima file Anda memiliki software untuk membuka file yang Anda kirim. Contoh, jika Anda mengirim dokumen Excel, penerima akan memerlukan software Excel.
Ada beberapa metode yang berkaitan dengan pengiriman dan penerimaan yang akan dibahas di sini. Dengan meninjau kembali dokumen atau online, Anda akan dapat mengenal lebih jauh ketentuan mengenai attachment dalam sistem Anda.
Memasukkan Attachment. Kebanyakan paket surat memiliki perintah menu atau tab yang membuka layar dialog terpisah untuk memasukkan attachment. Begitu berada dalam layar dialog, Anda dapat mem-browse komputer Anda dan menunjuk serta mengklik file yang akan ditambahkan.
Membaca Attachment. Kebanyakan program menggunakan satu ikon pada layar daftar e-mail guna menunjukkan keberadaan suatu attachment. Contoh, Microsoft Outlook menggunakan gambar klip untuk memperlihatkan adanya attachment. Untuk dapat membuka dan membacanya, penerima harus memiliki software yang sama atau sesuatu yang dapat menafsirkan software sumber sehingga memungkinkan untuk dibaca. Biasanya, mengklik indikator attachment akan membuka file atau membuka kotak dialog yang akan memungkinkan peninjau untuk menyimpan attachment ke dalam bentuk file ataupun membukanya. Untuk melindungi komputer Anda, sebaiknya jangan membuka attachment tanpa memeriksa adanya virus, kecuali jika Anda tahu siapa pengirimnya. Simpan attachment dalam sebuah file—cukup pastikan folder tempat file tersebut disimpan, kemudian periksa kembali dengan program antivirus sebelum file itu dibuka.
Pustaka
Belajar cepat komputer panduan untuk profesi kesehatan By Irene Joos, Nancy I. Whitman, Marjorie J. Smith & Ramona Nelson
Tidak ada komentar :
Posting Komentar