Komunikasi dalam suatu organisasi, baik yang bersifat intern maupun ekstern, dapat dilakukan dengan berbagai macam cara. Salah satu cara berkomunikasi adalah dengan menggunakan telepon. Bagi seorang sekretaris telepon merupakan piranti pokok. Dengan telepon, seorang sekretaris dapat menyampaikan dan menerima informasi dengan cepat. Dengan diterimanya informasi secara cepat, maka organisasi atau perusahaan dengan cepat menindaklanjuti atau melakukan tindakan antisipatif. Dengan demikian, telepon menjadi sarana mutlak guna mendukung efektivitas dan efisiensi kerja seorang sekretaris.
Etika menggunakan telepon rumah
Pengertian Hubungan Telepon
Apa sebenarnya yang dimaksud dengan hubungan telepon? Di muka sudah disinggung bahwa hubungan telepon pada dasarnya merupakan salah satu sarana komunikasi. Sebagai sarana komunikasi, telepon dipakai untuk menyampaikan dan menerima informasi dengan cepat. Dikatakan 'cepat' karena dengan telepon baik komunikator (penyampai) maupun komunikan (penerima) dapat menyampaikan berita atau informasi pada saat yang sama, tidak perlu menunggu berjam-jam, apalagi berhari-hari.
Hubungan dengan telepon termasuk bentuk komunikasi tidak langsung. Antara komunikator dan komunikan secara fisik tidak bertatap muka, tetapi diperantarai dengan suatu rangkaian elektronik yang disebut pesawat telepon. Pada bagian berikut kita akan membahas macam-macam pesawat telepon.
Macam-Macam Pesawat Telepon dan Hubungan Telepon
Ditinjau dari peletakannya, ada macam-macam telepon yang digunakan pada suatu organisasi, antara lain sebagai berikut.
1. Telepon meja (tablephone), yaitu telepon yang diletakkan di atas meja.
2. Telepon dinding (wallphone), yaitu telepon yang diletakkan pada dinding.
3. Telepon mobil, kapal, atau pesawat.
Sedangkan dari segi kapasitas atau kemampuan peralatan yang digunakan pada pesawat telepon, macamnya adalah sebagai berikut.
1. Satu jalur telepon (single line telephone), bisa dengan sistem tuts atau putar angka. Jenis telepon ini banyak digunakan oleh masyarakat yang memiliki fasilitas telepon di rumah.
2. Telepon dengan banyak tuts (multi button telephone), melalui pesawat ini hubungan telepon masuk dapat diatur penyampaiannya kepada orang yang dipanggil. Jenis telepon ini banyak digunakan pada organisasi organisasi.
3. Sistem hunting, yaitu satu nomor telepon dapat digunakan secara serentak untuk beberapa saluran.
4. Telepon dengan pengeras suara (loudspeaking telephone), yaitu telepon yang tidak perlu dipegang sewaktu berbicara.
Sementara itu, hubungan telepon, ditinjau dari segi jarak jangkauannya dapat dibagi menjadi tiga.
1. Hubungan lokal (setempat), yaitu hubungan yang dilakukan pada satu lingkup daerah tertentu, misalnya daerah Yogyakarta. Pada hubungan ini,
kita tidak perlu menggunakan atau memutar kode area tempat yang dituju.
2. Hubungan interlokal, yaitu hubungan telepon antara dua orang yang jaraknya cukup jauh, misalnya antarkota atau antarprovinsi, namun tetap dalam satu negara. Untuk melakukan hubungan ini, terlebih dulu seseorang hams menekan atau memutar nomor kode wilayah tempat yang dituju. Misalnya, jika kita di Medan ingin mengadakan hubungan telepon ke Jakarta, maka kita hams menekan atau memutar lebih dulu nomor 021 yaitu nomor kode wilayah Jakarta. Setelah itu baru diikuti nomor telepon yang dituju.
3. Hubungan internasional yaitu hubungan telepon dari seseorang atau organisasi di suatu negara tertentu kepada orang atau organisasi di negara lain. Permintaan hubungan telepon internasional dapat diadakan dengan menekan atau memutar terlebih dahulu nomor 001 atau 008. Setelah itu tekan nomor kode negara, kode wilayah, baru kemudian nomor telepon yang dituju. Dalam melakukan hubungan internasional, sekretaris hams memperhatikan perbedaan waktu antarnegara, agar tidak menyalahi etiket bertelepon.
Pustaka
Sekretaris Profesional Oleh Rumsari Hadi Sumarto & Lukas Dwiantara
Tidak ada komentar :
Posting Komentar