Setelah kita mengetahui berbagal macam struktur organisasi, hal yang perlu kita lakukan adalah merancang pekerjaan untuk masing-masing posisi, yang diikuti dengan analisis dan bagaimana mendeskripsikan pekerjaan yang telah didesain sebelumnya.
Rancangan pekerjaan didefinisikan oleh Gomez-Meija, dkk (2004) sebagai proses pengorganisasian pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang diperlukan untuk melakukan sebuah pekerjaan. Ada tiga hal panting yang berpengaruh dalam merancang sebuah pekerjaan, yaitu analisis alur kerja (work flow analysis) yang mendeskripsikan bagaimana pekerjaan sebagai input menambah nilai terhadap sebuah pekerjaan, yang nantinya akan dilanjutkan oleh pekerjaan lainnya. Yang kedua adalah strategi bisnis yang diambil dan bagaimana struktur organisasi yang paling tepat dengan strategi tersebut.
Ada 5 pendekatan yang dapat digunakan dalam merancang pekerjaan (Gomez-Mejia, dkk, 2004):
1. Penyederhanaan pekerjaan. Pendekatan ini didasari oleh asumsi bahwa pekerjaan dapat diuraikan menjadi lebih sederhana, berupa tugas yang selalu berulang-ulang untuk mernaksimalkan efisiensi dan efektivitas pekerjaan administrasi. Meskipun penyederhanaan pekerjaan hampir sama dengan penyusunan kembali proses bisnis (business process reengineering / BPR), namun hal yang membedakan adalah pendekatan ini hanya menitikberatkan pada pekerjaan dan proses tertentu, bukan proses keseluruhan dart sebuah perusahaan (Denton, 1992).
2. Pemekaran pekerjaan. Pendekatan ini menurut Szilagyi dan Wallace (1980) dilakukan dengan memekarkan sebuah pekerjaan yang telah dilakukan sebelumnya. Misalnya, jika seorang pekerja bagian persuratan nullanya hanya bertanggung jawab pada pengiriman surat, namun sekarang diberikan tanggung jawab untuk melakukan pendokumentasian surat.
3. Perotasian pekerjaan. Pendekatan ini dimungkinkan dengan merotasi karyawan di antara pekerjaan yang ada tanpa mengubah alur pekerjaan. Misalnya, jika seorang staf dart bagman persuratan dirotasi ke bagian administrasi keuangan. Hal ini dilakukan jika dirasakan bahwa karyawan menterlukan penyegaran lingkungan dan jenis pekerjaan. Karena apabila tidak dilakukan, produktivitas yang bersangku tan akan menurun dan tidak berkinerja sebagaimana mestinya.
4. Pemerkaya pekerjaan. Pendekatan ini dilakukan untuk membuat pekerjaan menjadi lebih menarik dan menantang bagi seorang karyawan. Hal ini dilakukan dengan menetapkan beberapa tugas khusus untuk dilakukan satu orang yang bertanggung jawab hingga selesainya proses pekerjaan yang dimaksud (Lawler, 1986). Misalnya, seorang karyawan bagian duplikasi (fotokopi) dokumen perusahaan juga bertanggung jawab terhadap pendistribusian di lingkungan internal perusahaan.
5. Desain pekerjaan berdasarkan tim. Pendekatan ini dilakukan dengan memberikan wewenang bagaimana menyelesaikan pekerjaan yang diberikan (Campion dan Higgs, 1995). Pendekatan ini dapat dicontohkan dengan pembentukan tim administrasi sebuah proyek baru yang melibatkan karyawan dari bidang keuangan, pemasaran, R&D, dan sumber daya manusia. Diharapkan nantinya pembentukan tim tersebut diikuti dengan kemandirian dalam mengelola sebuah proyek, seperti perencanaan anggaran proyek ataupun bagaimana memanfaatkan sumber daya yang ada seefektif dan seefisien mungkin.
Setelah pekerjaan dirancang, langkah yang perlu dilakukan adalah analisis pekerjaan. Analisis ini merupakan proses pengumpulan informasi yang akan digunakan dalam membuat keputusan tentang pekerjaan. Hal ini dilakukan dengan mengidentifikasi tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dart pekerjaan tertentu.
Tugas merupakan elemen dasar dan hal yang perlu dilakukan dalam sebuah pekerjaan. Adapun kewajiban adalah satu atau lebih tugas yang hams dilakukan guna menyelesaikan pekerjaan. Dan tanggung jawab merupakan satu atau beberapa kewajiban yang mengidentifikasi dan menjelaskan tujuan utama atau alasan utama sebuah pekerjaan itu ada. Ada beberapa pertanyaan yang dapat diajukan dalam melakukan sebuah analisis pekerjaan, misalnya, Dari mana pekerjaan administrasi tersebut berasal? Apakah diperlukan peralatan khusus (misalnya, kalkulator, mesin fax, printer, mesin fotokopi, dan sebagainya)? Pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan apa yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan administrasi yang dimaksud? Apakah pekerjaan tersebut memerlukan pengawasan? Dalam kondisi yang hagaimana pekerjaan administrasi tersebut hat-us dilakukan? Nilai tambah apa yang diharapkan dengan adanya pekerjaan administrasi tersebut? Dengan bagian administrasi mana pekerjaan tersebut dapat dilaksanakan?
Langkah terakhir adalah menuangkan hal yang telah diidentifikasikan, dijelaskan, dan didefinisikan oleh analisis pekerjaan ke dalam sebuah dokumen tertulis yang disebut dengan deskripsi pekerjaan. Menurut Gomez-Mejia (2004), ada dua jenis deskripsi pekerjaan:
1. Deskripsi pekerjaan secara khusus, yang merupakan ringkasan dart tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari pekerjaan. Hal ini biasanya mengatur hingga hal-hal detail dart sebuah pekerjaan. Biasanya ini disediakan pada organisasi birokrasi, seperti organisasi pemerintahan atau layanan publik yang mengedepankan efisiensi dan kontrol untuk mencapai tujuannya.
2. Deskripsi pekerjaan secara umum yang mencakup hal-hal dasar mengenai tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dart sebuah pekerjaan (Johnson, 2001). Deskripsi ini tepat digunakan pada organisasi yang mengedepankan inovasi dan fleksibilitas dalam pencapaian tujuannya. Dewasa ini, deskripsi ini paling banyak digunakan pada organisasi atau perusahaan yang didorong dengan adanya pelaksanaan TQM maupun business process reengineering, di mana kedua hal tersebut mensyaratkan fleksibilitas dalam mendeskripsikan sebuah pekerjaan yang menyisakan ruang untuk memperbaiki pekerjaan yang ada (Candy dan Dobkins, 1992).
Menurut Jones (1984), deskripsi pekerjaan mempunyai 4 elemen penting, yaitu:
• Identifikasi informasi, dengan mengidentifikasi nama pekerjaan, lokasi dan sumber dari informasi analisis pekerjaan, siapa yang berwenang mendeskripsikan pekerjaan, dan semua hal yang menyediakan informasi mengenai deskripsi pekerjaan.
• Ringkasan pekerjaan, adalah pernyataan pendek yang meringkas kewajiban, tanggung jawab, dan lokasi pekerjaan dalam struktur organisasi.
• Kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan, yang menjalankan apa yang telah dilakukan pada pekerjaan, bagaimana pekerjaan tersebut diselesaikan, dan mengapa harus diselesaikan (Fierman, 1994).
• Spesifikasi pekerjaan dan kualifikasi minimum. Spesifikasi pekerjaan merupakan karakteristik karyawan yang dibutuhkan dalam melakukan pekerjaan secara balk. Misalnya, untuk staf bagian dokumentasi atau pustakawan dibutuhkan orang yang memiliki karakteristik teliti dan tekun dalam mengorganisasi file-file sejarah sebuah organisasi serta tahan pada situasi pekerjaan yang menjemukan. Adapun kualifikasi minimum merupakan standar minimum yang harus dimiliki seorang pelamar untuk pekerjaan yang dimaksud. Misalnya, untuk karyawan administrasi bagian keuangan minimal bisa mengoperasikan Microsoft Excel secara baik.
Pustaka
Manajemen Administrasi Perkantoran Modern
Tidak ada komentar :
Posting Komentar