Salah satu tugas yang cukup rumit dalam membuat laporan bisnis adalah memutuskan cara terbaik dalam menyusun fakta-fakta yang tersedia sehingga terbentuk bagian teks laporan bisnis. Anda harus rnembuat keputusan, sebelum mulai menulis laporan. Anda dapat mengembangkan teks dengan cara-cara berikut ini:
a. Membuat Topik-topik atau Kriteria
Ini merupakan cara umum dalam membuat suatu laporan. Judul utama Anda mungkin menggunakan kriteria standar, faktor-faktor, pemecahan masalah, manfaat, atau karakteristik. Apabila tujuan laporan adalah untuk menentukan apakah suatu perusahaan harus membeli, memproduksi sendiri, atau menyewa dad perusahaan lain, keputusan pertama adalah bagaimana menentukan kriteria yang paling penting.
b. Menyusun Urutan Suatu Peristiwa atau Kejadian-kejadian
Pembuatan agenda, program konvensi, dan laporan perkembangan dapat menggunakan aturan kronologis. Periode waktu, seperti tanggal, bulan, tahun, jam, musim akan lebih sesuai dengan pokok bahasannya.
c. Mendeskripsikan Lokasi atau Tempat
Organisasi ini bemanfaat untuk mendeskripsikan lokasi atau tempat, seperti apakah mereka di rumah, di pabrik, di kantor, di pusat perbelanjaan, atau di perusahaan internasional dengan cabang-cabangnya yang tersebar secara geografis ke berbagai penjuru dunia.
d. Menjelaskan Suatu Proses atan Prosedur
Pendekatan ini hampir sama dengan pendekatan kronologis. Metode ini menelusuri tahapan-tahapan, seperti tahapan kebijaksanaan, operasi mesin, dan tahapan prosedur menabung atau penarikan simpanan.
e. Menyusun Urutan Berdasarkan Tingkat Kepentingan
Urutan pertama menunjukkan ide-ide, kejadian-kejadian, atau topik yang paling penting, selanjutnya bartdah ide-ide kejadian atau topik kurang penting atau tidak penting.
f. Menyusun Urutan Tingkat Familiaritas
Pendekatan ini menyajikan hal-hal yang paling sederhana atau familiar, kemudian meningkat ke yang lebih kompleks arau yang kurang familiar. Hal ini disebabkan
adanya kecenderungan bahwa akan lebih mudah memahami hal-hal yang sudah diketahui sebelumnya daripada yang tidak atau belum diketahui.
g. Menyusun Sumber-sumber yang Digunakan
Metode ini kurang diminati, kecuali Anda yakin bahwa audiensi sangat tertarik terhadap sumber informasinya. Anda dapat menggunakan cara ini jika misalnya, melaporkan seorang ahli yang berpidato di gedung pertemuan pada perusahaan Anda dan Anda diminta hadir.
h. Pemecahan Masalah
Cara populer ini membahas masalah terlebih dahulu, diikuti dengan pemecahan masalahnya. Cara ini umum digunakan untuk mengorganisasi suatu presentasi yang bersifat persuasi.
Pustaka
Korespondensi Bisnis Modern Oleh Djoko Purwanto
Tidak ada komentar :
Posting Komentar