Manajemen Perkantoran

. Setiap perusahaan harus dapat menjalankan perusahaan secara profesional dalam mencapai sasaran yang telah ditentukan. Dengan demikian, perusahaan harus mampu mengarahkan semua kegiatan untuk mencapai sasaran tersebut. Terutama manajemen adalah mencapai efektivitas dan efisiensi. Dalam pelaksanaannya, organisasi tidak bisa terlepas dari:

a. Fungsi manajemen, terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian (planning, organizing, actuating, controlling) atas berbagai aktivitas dalam organisasi tersebut.
b. Fungsi operasional perusahaan, secara umum fungsi ini meliputi bidang pemasaran, produksi/operasional, keuangan, sumber daya manusia, maupun administrasi perkantoran.

Peranan manajemen dapat disimpulkan dalam mengoordinasikan kegiatan-kegiatan perusahaan. Walaupun koordinasi bukan merupakan fungsi manajemen, tetapi merupakan inti/esensi dad manajemen. Koordinasi harus di terapkan pada fungsi manajemen maupun fungsi operasional perusahaan. Fungsi manajemen maupun fungsi operasional perusahaan sangat diperlukan bagi aktivitas administrasi perkantoran.

Manajer pada setiap level/departemen harus menjalankan fungsi manajemen. Manajer kantor bertanggung jawab terhadap manajer fungsional. seperti manajer keuangan dan akunting. Manajer kantor memberikan informasi pada top manajer. Informasi tersebut menjadi dasar bagi top manajer dalam membuat keputusan. Informasi harus relevan, ringkas tetapi memadai. akurat, dapat dipercaya, mudah dimengerti, disajikan dalam bentuk yang benar, dihasilkan pada waktu yang tepat, dan dengan biaya yang rendah.

Tugas-tugas top manajer adalah membuat keputusan-keputusan dan perencanaan jangka panjang yang mel i pun kebijaksanaan-kebijaksanaan, menyeleksi dan mengevaluasi kinerja organisasi secara keseluruhan serta mengawasi middle manager. Middle manager membantu top manager dalam melakukan fungsi-fungsi manajemen, membuat keputusan-keputusan jangka menengah, dan mengawasi first low supervisor. Sedangkan first line supervisor membuat keputusan-keputusan jangka pendek yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan.

Manajemen perkantoran adalah salah satu fungsi operasional perusahaan dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan operasional organisasi. Manajemen perkantoran bukan merupakan suatu posisi atau suatu kantor departemen akan tetapi merupakan suatu manajemen atas orang-orang yang beroperasi dalam kegiatan administrasi yang mencakup pengelolaan informasi dan keahlian yang dibutuhkan baik keputusan yang efektif dan tepat waktu.

Secara tradisional. fungsi manajemen kantor terbatas seputar masalah tulis-menulis dan kepegawai kantor karena perkembangan teknologi, maka cakupan manajemen kantor menjadi semakin luas. Dewasa ini, perkembangan teknologi yang begitu cepat--terutama teknologi komputer —menyebabkan adanya perubahan-perubahan yang sangat drastis pada manajemen kantor. Perkembangan tersebut mengakibatkan munculnya jenis-jenis pekerjaan baru. Di lain hari banyak pula jenis pekerjaan yang ditinggalkan. Begitu penting fungsi kantor dalam setiap perusahaan sehingga semakin kompleks pekerjaan pengelolaan informasi. Dengan demikian setiap organisasi membutuhkan penanganan yang lebih serius terhadap kegiatan perkantoran.

Definisi Manajemen Perkantoran/Manajemen Administrasi/Manajemen Informasi

a. Menurut Kallaus dan Keeling (1991:3)
"Administrative office tnanagemem is the process of planning, organizing and controlling all the information related activities and of leading or directing people to attain the objective of the organization. "

b. Perumusan Terry yang dikutip oleh The Liang Gie (1996:3)
"Office management can be defined as the planning, organizing and controlling of office work, and actuating those performing it so as to achieve predetermined objectives. It deals with the life cycle of business information and data from their creation through their maintenance, distribution, and retention, if of permanent value, or destruction if obsolete."

c. Sedangkan menurut Quible (2001:2)
"The inffirmation management thrust makes the administrative office management are more crucial to organizational success now than ever before. In the future, the information management thrust will likely evolve into new thrust for the administrative office management."

Dari kutipan definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran— yang biasa disebut dengan administrative office management—mengandung cakupan yang luas, diantaranya meliputi pengaturan segala pekerjaan yang menyangkut informasi. Dengan demikian, manajemen perkantoran tidak hanya terbatas pada pekerjaan tata usaha melainkan mengelola daur hidup data dan informasi bisnis yang dimulai dari penciptaan sampai pemeliharaan, pendistribusian, dan penyimpanan secara tetap atau pemusnahan apabila data telah kadaluwarsa.
Manajemen administrasi perkantoran adalah ilmu yang berhubungan dengan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian segala hal yang berhubungan dengan daur hidup data dan informasi bisnis dalam perusahaan.

Kebutuhan Informasi bagi Setiap Kantor
Awalnya pekerjaan perkantoran hanya dianggap sebagai pekerjaan klerikel/pekerjaan dasar saja. Dengan peranan informasi yang semakin berkembang, maka semakin luas pula jasa-jasa yang harus diberikan oleh kegiatan manajemen perkantoran agar dapat mengelola informasi- informasi organisasi secara menyeluruh.
Pengelolaan informasi sangat dibutuhkan oleh setiap organisasi formal—baik organisasi formal yang besar maupun kecil—untuk menghasilkan barang atau jasa dengan tujuan untuk mengetahui apakah perusahaan mendapat laba atau tidak. Tanpa informasi, perusahaan tidak akan berjalan dengan baik. Informasi dalam perusahaan diibaratkan darah dalam tubuh manusia. sehingga harus dikumpulkan, diolah, diproses, dan dikomunikasikan melalui alat-alat atau sistem yang berlaku dalam setiap perusahaan. Informasi yang akurat sangat dibutuhkan dalam setiap pengambilan keputusan.

Pengambilan keputusan tidak dapat dibuat jika tidak ada informasi, atau informasi yang ada tidak akurat untuk pengambilan keputusan. Baik buruknya informasi ditinjau dari kelengkapan, ketepatan. dan ketelitian yang sangat berpengaruh terhadap kualitas keputusan yang akan ditetapkan oleh manajer. Keputusan perusahaan sangat tergantung dad ketersediaan informasi. Manajer sering diharuskan membuat keputusan yang berorientasi pada masa depan. sementara kualitas keputusan tersebut sangat tergantung pada informasi yang berkualitas.

Komputer merupakan salah satu sarana yang sangat membantu untuk mengolah, menyimpan. dan menyediakan data serta informasi. Komputer sangat membantu dalam melakukan peramalan dan analisis dengan teknik-teknik stimulasi yang canggih.

Pengelolaan informasi sangat penting bagi setiap kantor. Penyediaan informasi—berisi fakta-fakta yang menjadi dasar pembuatan keputusan---merupakan salah satu fungsi yang paling penting bagi kegiatan perkantoran dan akan memberikan kontribusi paling riil dan esensial bagi produktivitas, dengan catatan informasi tersebut dikelola secara efektif dan efisien. Di samping itu, penggunaan pelayanan kantor yang benar oleh manajemen umum dan oleh manajer bagian lainnya (manajer fungsional)—seperti manajemen produksi, manajemen personal ia, manajemen keuangan dan manajemen pemasaran—harus diperhatikan.

Perkembangan Cakupan Manajemen Perkantoran
Dewasa ini kebutuhan informasi semakin berkembang sehingga kegiatan manajemen perkantoran tidak hanya terbatas pada hal-hal seperti mendesain formulir, membuat prosedur kerja. pencatatan, pengarsipan, dan lain-lain. Kegiatan manajemen perkantoran semakin meluas seperti mengembangkan sistem prosedur yang terpadu, pengolahan data menjadi informasi untuk keputusan-keputusan jangka panjang, dan lain sebagainya. Oleh karena itu, manajemen perkantoran harus mencakup:

a. Peningkatan efektivitas dan efisiensi prestasi kegiatan manajemen perkantoran secara menyeluruh dengan mengusahakan ketersediaan informasi yang berkualitas.
b. Adanya upaya optimalisasi anggaran biaya yang disediakan.
c. Penyusunan sistem yang berlaku bagi seluruh organisasi.
Dengan menerapkan manajemen perkantoran pada setiap fungsi atau unit dalam perusahaan. maka fungsi atau unit tersebut bertugas mengelola agar informasi yang masuk dan keluar adalah informasi yang baik dan siap pakai, sehingga informasi yang diolah dan didistribusikan dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Manajemen perkantoran memberikan informasi yang berkualitas dengan menggunakan sumber daya secara efisien sehingga manajemen dapat mengambil keputusan yang berkualitas. Dengan demikian, organisasi dapat bertahan dengan memberikan pelayanan terbaik kepada stakeholder organisasi tersebut.

Aktivitas Manajemen Kantor
Pekerjaan atau aktivitas manajemen perkantoran antara lain:
a. Menentukan informasi yang akan dibuat, di mana dan oleh siapa.
- Membuat sistem informasi manajemen serta prosedur kerja yang baik.
- Melaksanakan penyederhanaan kerja untuk mencapai efisiensi dan meningkatkan produktivitas.
- Membuat konsep surat, formulir, dan laporan.
- Mengoordinasikan pekerjaan kantor dan non kantor.

b. Menentukan proses yang akan digunakan.
- Memilih mesin dan alat-alat yang mendukung kerja kantor.
- Mengembangkan data processing.
- Mendistribusikan informasi.

c. Mengelola sistem pencatatan dan pengarsipan
- Merancang sistem pengarsipan yang baik.
= Merancang sistem pencatatan untuk menelusuri arsip atau bukti tanda terima dan mempermudah kebijakan atasan, dan lain-lain.
d. Membangun dan menjaga organisasi kantor yang efektif.
- Memanfaatkan organisasi formal dan informal.
- Menciptakan hubungan kerja yang baik.
- Mengatur tata ruang kantor/office layout yang baik.
- Mengatur lingkungan kerja kantor yang baik.
e. Mendukung personel kantor untuk memberi hal terbaik bagi organisasi.
- Melakukan pengawasan dan pengendalian.
- Mengatur pelatihan pegawai dan memotivasi pegawai.
- Membuat program pengembangan informasi. Mengukur dan mengevaluasi informasi.
- Membuat standar kantor.
- Mengatur office manual dan digital.
- Memelihara kualitas dan kuantitas kerja.
- Menyusun budget kantor.
- Mengatur Maya kantor.

Fungsi Manajemen Kantor
Setiap kantor dihadapkan nada situasi bagaimana menerapkan fungsi manajerial (planning, organizing, actuating dan controlling) ke dalam kantor. Fungsi manajemen kantor meliputi:
a. Perencanaan (planning)
adalah kegiatan untuk menentukan arah aktivitas kantor akan diarahkan/dilaksanakan. Oleh karena itu, perlu ditinjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi situasi kantor di masa depan sehingga tujuan yang diharapkan dapat tercapai. Faktor-faktor tersebut seperti:
- Mengembangkan sistem operasional kantor. termasuk merancang sistem informasi, prosedur kerja, tata ruang. telekomunikasi, otomatisasi, dan manajemen arsip.
- Merancang standar dokumen kantor.
- Menyusun standar kualitas kerja.
- Menyusun anggaran kegiatan administratif.

b. Pembagian tugas dalam ruang lingkup organisasi (organizing)
- Melakukan koordinasi terhadap sumber daya manusia
Artinya, membagi pekerjaan agar lebih efisien, kemudian menunjuk orang-orang yang berkompeten untuk mengerjakannya (the right man on the right place). Pengorganisasian ini berarti membina/menciptakan hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun bawahan
- Memastikan utilitas alat/mesin secara optimum,
- Pengorganisasian ini tidak hanya melakukan koordinasi terhadap personel tetapi menyediakan peralatan/perlengkapan yang sesuai untuk mempermudah personel melakukan tugasnya. Misalnya. jika sekretaris berada di lantai delapan gedung kantor, maka mesin foto kopi jangan hanya disediakan di lantai satu, tetapi disediakan pula di lantai delapan,

c. Pengarahan (actuating)
Pengarahan dilakukan untuk memastikan bahwa personel dapat nielaksanakan tugas yang telah diberikan sesuai dengan harapan, target, dan sasaran.
- Hal ini berarti melakukan pengarahan dengan memberikan semangat dan dorongan kepada segenap karyawan sehingga dapat dan mampu bekerja dengan penuh semangat sesuai dengan harapan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
- Memberikan kesempatan pengembangan diri melalui pendidikan dan pelatihan.
- Memotivasi karyawan supaya mau dan mampu bekerja.

d. Pengendalian (controlling)
- Memastikan bahwa sasaran dan hal-hal yang telah direncanakan sudah tercapai.
- Mengendalikan biaya anggaran kantor

Pustaka
Manajemen Administrasi Perkantoran Oleh Ida Nuraida, S.E.