Pengertian Media

Media merupakan saluran penyampaian pesan dalam komunikasi antarmanusia. Menurut McLuhan, media massa adalah perpanjangan alat indra kita. Melalui media massa kita memperoleh informasi tentang benda, orang, atau tempat yang tidak kita alami secara langsung. Media massa bekerja untuk menyampaikan informasi. Untuk khalayak informasi itu dapat membentuk, mempertahankan atau mendefinisikan citra.

Fungsi media massa secara umum adalah sebagai berikut:
1) Media massa memiliki fungsi pengantar (pembawa) bagi segenap macam pengetahuan. Jadi, media massa memainkan peran institusi lainnya.
2) Media massa menyelenggarakan kegiatan dalam lingkungan publik. Pada dasarnya media massa dapat dijangkau oleh segenap anggota masyarakat secara sukarela, umum, dan murah.
3) Pada dasarnya hubungan antara pengirim pesan dengan penerima pesan seimbang dan sama.
4) Media massa menjangkau lebih banyak orang dari pada insitusi lainnya dan sejak dahulu “mengambil alih” peranan sekolah orang tua, agama, dan lain-lain.

Media dapat diartikan sebagai alat atau sarana yang dipergunakan untuk menyampaikan pesan dari komunikator kepada khalayak. Berdasarkan sifatnya, media terdiri dari dua, yaitu media cetak dan media elektronik. Media cetak dapat diartikan segala barang cetak seperti surat kabar, majalah, brosur, pamflet, buletin dan lain-lain. Contoh, media elektronik adalah televisi, radio, website, dan lain-lain.

PR membutuhkan media sebagai alat pendukung untuk terciptanya komunikasi atau penyampaian pesan yang efektif, mulai dari level top manajemen kepada bawahannya serta sebaliknya. Pengertian Media PR dalam ilmu komunikasi adalah sarana penghubung yang dipergunakan oleh seorang PR (mewakili organisasi) dengan publiknya, yaitu internal maupun eksternal untuk membantu pencapaian tujuan.

Media PR terdiri dari dua bentuk, yaitu media internal dan media eksternal. Media Internal dalam suatu organisasi atau perusahaan dapat berbentuk majalah, tabloid, buletin, newsletter, website perusahaan, intranet perusahaan, company profile, financial report, dan masih banyak lagi jenis lainnya. Media eksternal yang dibuat oleh PR adalah media massa, balk yang berbentuk media cetak maupun elektronik.

Media pemberitaan menjadi perhatian utama bagi praktisi PR untuk mengetahui persepsi publik terhadap perusahaan, terutama saat perusahaan berada dalam situasi krisis. Hubungan baik dengan pekerja media (wartawan) serta memahami kebutuhan mereka terhadap berita sangat penting dalam melaksanakan publisitas yang baik.

Saat krisis terjadi, PR harus berterus terang menjawab pertanyaan media. Pertanyaan yang sering ditanyakan media di saat krisis, antara lain:
1). penyebab krisis,
2). siapa yang bertanggung jawab atas krisis yang terjadi, dan
3). besarnya ganti rugi yang diberikan kepada publik yang menjadi korban.

Sebaiknya PR tidak menjawab pertanyaan media dengan kalimat “no comment”, karena jawaban tersebut dapat ditafsirkan bahwa perusahaan tidak ingin bekerja sama dalam penyelesaian krisis dan secara nyata tampak perusahaan menyembunyikan sesuatu. Berbagai macam cara dapat di lakukan oleh seorang
PR untuk menghindari pertanyaan media atau belum dapat memberikan informasi mengenai krisis yang terjadi.

Berikut beberapa jawaban yang dapat disampaikan saat menghadapi serbuan media:
1). “Kami barn mempelajari krisis yang terjadi dan saat ini kami sedang berusaha untuk mendapatkan informasi mengenai krisis secara lengkap”.
2). “Kami tidak akan berspekulasi mengenai penyebab insiden tersebut”.
3). “Kami tidak memiliki otoritas untuk menjelaskan krisis yang terjadi. Nanti akan kami sampaikan kepada pimpinan yang berwenang dan segera menghubungi Anda kembali”.
4). “Saat ini kami sedang mempersiapkan pernyataan untuk media. Kami akan kirimkan pada Anda melalui fax atau e-mail dalam dua jam mendatang”.
Ketika krisis terjadi, media akan berusaha menghubungi PR perusahaan untuk memastikan apa yang terjadi. Setelah itu, media
akan datang dengan banyak pertanyaan. Untuk itu, kesiapan PR menghadapi media sangat penting.

Sebelum bertemu dengan media, beberapa persiapan berikut penting dilakukan oleh PR.
1) Mengumpulkan Fakta
Prioritas PR adalah menyusun semua fakta karena benar-benar diperlukan. Bagaimanapun juga, pada awalnya PR perlu memberikan beberapa informasi dan berkata jujur bahwa kita masih mengumpulkan informasi-informasi lainnya.

2) Jangan panik
Salah satu cara terbaik untuk menghindari kepanikan adalah mengatur arus informasi. Kita dapat menetapkan dan memelihara kredibilitas kita sebagai sumber informasi hanya pada saat kita berkomunikasi secara terbuka dan terus terang.

3) Tidak memiliki juru bicara yang dapat menjawab pertanyaan media
Perencanaan krisis komunikasi akan mengidentifikasi kriteria orang yang cocok untuk menjadi juru bicara perusahaan. Dalam banyak krisis, pimpinan perusahaan adalah juru bicara pada setiap masalah yang terjadi.

4) Menyangkut isu hukum
Isu hukum seri ng d i I ibatkan dalam krisis. Manajemen hams memiliki keinginan untuk menyeimbangkan isu PR dan isu hukum. Kelangsungan hidup organisasi tidak hanya bergantung pada masalah hukum di pengadilan tapi pada pengadilan yang lebih “efektif”, yaitu pengadilan opini publik.

5) Menjaga citra organisasi
Keterbukaan dan kecepatan komunikasi adalah hal yang penting untuk menjaga citra perusahaan dengan media dan khalayak ramai.

6) Belum tahu bagaimana merespon krisis
Faktanya mungkin perlu banyak waktu untuk menyusun solusi krisis. Bagian dari tantangan dan peluang dalam masa krisis adalah memperlihatkan bahwa perusahaan menggunakan proses yang layak dan menunjukkan kepedulian untuk memecahkan krisis. Perusahaan dapat memperlihatkan proses terbaik ini ketika membuka kesempatan untuk berkomunikasi secara terbuka.

7) Ada informasi yang tidak bisa diumumkan
Ada informasi yang tidak bisa kita umumkan, terutama jika ada konsekuensi untuk anggota organisasi tertentu. Kita perlu menimbang keputusan secara hati-hati agar hal-hal yang disampaikan tidak berakibat buruk bagi perusahaan dan publiknya.

Pustaka
Crisis: Public Relation